Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Specia Dijital Eğitim Çözümleri ("Specia"), ücretsiz olarak sunulan bir dijital araçtır. Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Specia'yı geliştiren ve işleten gerçek kişi tarafından hazırlanmıştır. Metin; specia.com.tr web sitesi ve Specia mobil uygulamalarını kullanan öğretmenleri, kurum yöneticilerini, uzmanları ve velileri ("kullanıcı") ile platforma kaydedilen öğrencileri kapsar.

Veri sorumlusuna info@specia.com.tr adresinden ulaşabilirsiniz.

Öğrencilere ait kayıtlar (kimlik, tanı, BEP, değerlendirme ve gözlem kayıtları gibi) platforma öğretmenler ve kurumlar tarafından girilir. Bu kayıtlar bakımından veriyi giren öğretmen veya kurum, kendi eğitim faaliyeti için veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder; Specia bu verileri onların talimatı doğrultusunda ve yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işler.

Velilerin bilgilendirilmesi ve mevzuatın gerektirdiği hallerde açık rızalarının alınması, öğrenci verisini sisteme giren öğretmen veya kurumun sorumluluğundadır. Veliler, öğrencilerine ilişkin taleplerini öğrencinin kayıtlı olduğu öğretmen veya kuruma ya da doğrudan Specia'ya iletebilir.

• Kimlik ve iletişim: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, branş/unvan, kullanıcı rolü ve bağlı olunan kurum.
• Hesap güvenliği: parola (açık metin olarak tutulmaz), doğrulama kodları ve doğrulama tercihleri, oturum ve cihaz kayıtları, cihaz modeli ve işletim sistemi, anlık bildirim anahtarı.
• Öğrenci ve veli bilgileri: öğrenci adı, soyadı, T.C. kimlik numarası (resmi evrak gereği), doğum tarihi, okul ve sınıf bilgisi; veli adı, soyadı ve iletişim bilgileri.
• Özel Nitelikli Eğitsel ve Gelişimsel Veriler (KVKK md. 6): eğitsel tanı ve destek eğitim alanı, RAM rapor bilgileri, BEP hedefleri, Kaba Değerlendirme formları ve ölçüm kayıtları, ABC Davranış kayıtları ve gözlemler, seans kayıtları, Eğitsel Analiz ve İlerleme Raporları.
• Öğretmenin yazdığı serbest metinler: notlar, gözlemler, toplantı tutanakları, değerlendirmeler, veli mesajları ve aile eğitimi yanıtları.
• Kurumsal ve mali kayıtlar: fatura, tahsilat, hakediş, personel gideri ve genel gider kayıtları, fiş ve makbuz görselleri, kurum arşiv belgeleri.
• Başvuru ve destek kayıtları: kurum başvurusu (kurum adı, yetkili adı, e-posta, telefon, mesaj), destek talepleri ve geri bildirimler.
• İşlem güvenliği kayıtları: giriş-çıkış zamanları, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem kayıtları (denetim günlüğü), e-posta gönderim kayıtları.
• Belge doğrulama: üretilen resmi belgelerin doğrulama kodları ve karekodları.
• Kamera: yalnızca belge üzerindeki karekodu okumak için kullanılır; görüntü cihazda işlenir, kaydedilmez ve sunuculara gönderilmez.

Kişisel veriler; web sitesi ve mobil uygulamalardaki formlar, kullanıcıların girdiği kayıtlar, yüklenen dosyalar ve e-posta yoluyla elektronik ortamda, oturum ve güvenlik kayıtları ise hizmet kullanılırken otomatik yollarla toplanır.

• Sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK md. 5/2-c): hesap açılması ve oturum yönetimi; BEP, değerlendirme, takvim, tutanak ve kurum süreçlerinin yürütülmesi; belge üretimi ve doğrulama; bildirim gönderimi.
• Hukuki yükümlülük (KVKK md. 5/2-ç): fatura ve mali kayıtların saklanması, yetkili kamu kurumlarının taleplerinin karşılanması.
• Meşru menfaat (KVKK md. 5/2-f): hesap ve sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz girişlerin ve otomatik saldırıların önlenmesi, şüpheli girişlerin kullanıcıya bildirilmesi.
• Özel nitelikli veriler (KVKK md. 6): özel eğitim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, ilgili kişinin açık rızası veya Kanun'un 6. maddesinde sayılan diğer şartlar çerçevesinde.

Eğitsel analiz ve ilerleme raporu taslağı, öğretmenin talebiyle Google LLC'nin Gemini yapay zeka hizmeti kullanılarak hazırlanır.

Bu hizmete yalnızca hedef ve ders adları, ilerleme yüzdeleri, hedef durumu, eğilim ve öğrenme evresi gönderilir. Öğrencinin adı, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, adresi ve veli iletişim bilgileri gönderilmez.

Üretilen rapor bir taslaktır; resmi kullanımdan önce öğretmen tarafından kontrol edilmesi gerekir.

Kişisel veriler satılmaz, kiralanmaz ve reklam veya pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına (Millî Eğitim Bakanlığı, adli ve idari merciler), mevzuatın gerektirdiği hallerde.
• Aynı kurumdaki yetkili kullanıcılara ve eşleştirilmiş velilere, kullanıcının yetkisi ve paylaşım tercihleri ölçüsünde.
• Belgenin sahibi tarafından paylaşılan kişilere, belge doğrulama amacıyla.

Hizmetin sunulabilmesi için kişisel veriler, sunucuları yurt dışında bulunan aşağıdaki hizmet sağlayıcılarda işlenir. Bu aktarımlar KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak ve yalnızca belirtilen amaçla sınırlı yapılır. Unvanı belirtilmeyen hizmet sağlayıcıların bilgisini 12. maddedeki başvuru yoluyla talep edebilirsiniz:

• Vercel Inc. (ABD): web sitesi ve uygulama sunucusunun barındırılması.
• Bulut veritabanı hizmet sağlayıcısı (ABD merkezli): veritabanının barındırılması.
• Cloudflare, Inc. (ABD): dosya depolama ve formların otomatik saldırılara karşı korunması.
• Resend (ABD): doğrulama kodu, şifre sıfırlama ve bildirim e-postalarının gönderimi.
• Google LLC (ABD): yapay zeka destekli eğitsel analiz taslağı (Gemini; öğrenci adı gönderilmez), anlık bildirimler (Firebase Cloud Messaging) ve Google ile giriş.
• Apple Inc. (ABD): Apple ile giriş ve iOS anlık bildirimleri.
• Görsel işleme hizmet sağlayıcısı (ABD merkezli): kurumların yüklediği fiş ve makbuz görsellerinden tutar ve tarih okunması.

• Veriler hem aktarım sırasında hem de saklandıkları ortamda şifreleme ile korunur.
• Yüklenen dosyalar yalnızca uygulama üzerinden, yetkili kullanıcılara sunulur.
• Parolalar açık metin olarak saklanmaz.
• Rol bazlı yetkilendirme uygulanır; her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu kayıtlara erişir.
• Girişlerde gerektiğinde ek doğrulama istenir; kullanıcılar aktif oturumlarını görüp sonlandırabilir.
• Güvenlikle ilgili işlemler kayıt altına alınır.

• Hesap ve hesaba bağlı içerikler: hesap açık kaldığı sürece. Hesap silindiğinde derhal silinir (ayrıntılar Hesap Silme sayfasındadır).
• Fatura, tahsilat ve gider kayıtları: kuruma ait kayıtlar olarak vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süreler boyunca.
• Geçici PDF çıktıları: kısa bir süre sonra otomatik olarak silinir.
• Doğrulama kodları ve şifre sıfırlama bağlantıları: kısa süreli geçerlidir ve süresi dolunca silinir.
• Cihaz kayıtları: belirli bir süre kullanılmadığında kendiliğinden silinir.
• Denetim kayıtları (giriş zamanları, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem kayıtları): bilgi güvenliği amacıyla 1 yıl saklanır; bu sürenin sonunda anonimleştirilir, 2 yıl dolduğunda tamamen silinir. Hesabın silinmesi halinde kişiyi tanımlayan bilgiler bu süreler dolmadan da kayıtlardan çıkarılabilir.
• Silinen veriler, veritabanı yedeklerinde yedekleme süresi dolana kadar kalabilir ve bu sürenin sonunda kendiliğinden silinir.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, Kanun'daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurunuzu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak, Specia'da kayıtlı e-posta adresinizden info@specia.com.tr adresine gönderebilirsiniz. Başvurunuzda ad, soyad, iletişim bilgileriniz ve talebiniz açıkça yer almalıdır.

Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Hesabınızı dilediğiniz an web panelinde Ayarlar > Hesabı kapat bölümünden veya mobil uygulamada Profil > Hesabı Sil seçeneğinden kendiniz silebilirsiniz.