Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Specia Dijital Eğitim Çözümleri ("Specia Dijital Eğitim Çözümleri" veya "Specia") tarafından, specia.com.tr web sitesi ve Specia mobil uygulamaları aracılığıyla sunulan hizmetlerden yararlanan kullanıcıların (öğretmenler, kurum yöneticileri, uzmanlar ve veliler) ile platforma kaydedilen öğrencilerin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin usul ve esasları açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Öğrencilere ait eğitsel ve gelişimsel veriler bakımından sisteme veri girişi yapan kurumlar, okullar ve yetkili kullanıcılar, ilgili mevzuat ve veli bilgilendirmeleri kapsamında kendi kurumsal yükümlülüklerinden sorumludur.

Specia platformu ve mobil uygulaması kapsamında sunulan hizmetlerin gereği olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenmektedir:

• Kullanıcı ve Hesap Bilgileri: Ad, soyad, branş/unvan, e-posta adresi, telefon numarası, şifrelenmiş parola verileri, kullanıcı rolü (yönetici, öğretmen, veli) ve bağlı bulunulan kurum bilgisi.
• Öğrenci ve Veli Bilgileri: Öğrenci adı, soyadı, T.C. kimlik numarası (resmi evrak ve kurum kayıtları gereği), doğum tarihi, sınıf/okul bilgisi; veli adı, soyadı, telefon numarası ve iletişim bilgileri.
• Özel Nitelikli Eğitsel ve Gelişimsel Veriler (KVKK md. 6): Öğrenci tanı ve destek eğitim alanı, RAM rapor tarih ve kararları, Bireyselleştirilmiş Eğitim Planı (BEP) hedefleri ve kazanımları, Kaba Değerlendirme formları, ABC Davranış kayıtları, Yapay Zeka Destekli Eğitsel Analiz ve İlerleme Raporları, seans başarı oranları ve gelişim takip notları.
• Kurumsal Süreç Kayıtları: Zümre toplantı tutanakları, Şube Öğretmenler Kurulu (ŞÖK) tutanakları, haftalık seans ve ders takvimleri, servis ve taşıma planları.
• Finans ve Muhasebe Kayıtları: Kurumsal fatura kayıtları, hizmet dönemleri, personel hakediş bilgileri ve genel gider kayıtları.
• Cihaz ve Oturum Güvenliği Bilgileri: Güvenilir cihaz eşleştirmesi için oluşturulan güvenlik tanımlayıcıları, cihaz modeli, işletim sistemi türü, son aktif oturum zamanı ve anlık bildirim anahtarları.
• Sistem ve İşlem Denetim Kayıtları: Yasal mevzuat gereği tutulan sisteme giriş-çıkış zamanları, IP adresleri, yapay zeka analiz günlükleri ve veri güvenliğini doğrulamaya yarayan işlem kayıtları.
• Resmi Belge Doğrulama Bilgileri: Platform üzerinden üretilen resmi evrakların ve eğitsel analiz raporlarının gerçekliğini teyit eden benzersiz doğrulama kodları ve karekodlar.
• Kamera Erişimi: Yalnızca resmi evraklar üzerindeki karekodların taranabilmesi amacıyla cihaz kamerasından anlık görüntü alınır. Kamera görüntüsü kesinlikle kaydedilmez, depolanmaz ve sunuculara aktarılmaz.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda işlenmektedir:

• Hizmet Sözleşmesinin İfası (KVKK md. 5/2-c): Kullanıcı hesabı oluşturulması, oturum açılması, BEP ve değerlendirme planlarının hazırlanması, seans takviminin yönetilmesi ve kurum içi süreçlerin dijital ortamda yürütülmesi.
• Pedagojik Değerlendirme ve Eğitsel Raporlama: Öğretmenlerin seans veri kayıtları doğrultusunda yapay zeka destekli eğitsel analiz ve ilerleme raporu taslaklarının oluşturulması ve öğretmenlerin karar destek süreçlerinin hızlandırılması.
• Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi (KVKK md. 5/2-ç): Yasal mevzuat uyarınca sistem güvenlik kayıtlarının tutulması, resmi evrak doğrulama altyapısının işletilmesi ve yetkili makamların bilgi taleplerinin karşılanması.
• Meşru Menfaatler ve Sistem Güvenliği (KVKK md. 5/2-f): Platformun güvenliğinin sağlanması, yetkisiz giriş denemelerinin önlenmesi, tanınmayan cihaz girişlerinin bildirilmesi ve sistem performansının korunması.
• Özel Nitelikli Kişisel Veriler bakımından (KVKK md. 6): Özel eğitim ve pedagojik destek süreçlerinin mevzuata, kurum yetkilendirmelerine ve ilgili kişinin/velinin açık rızasına uygun olarak yürütülmesi.

Specia, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, erişilmesini önlemek ve güvenli muhafazasını sağlamak amacıyla gelişmiş teknik ve idari güvenlik tedbirlerini uygulamaktadır:

Veri Şifreleme: Öğrencilere ait tüm hassas eğitsel, tanısal ve kimlik verileri sistem veritabanlarında güçlü şifreleme standartlarıyla korunur. Veri iletimi sırasında tüm ağ trafiği uçtan uca şifreli ve güvenli bağlantılar üzerinden gerçekleşir.

Yapay Zeka Gizlilik ve Güvenlik Standartları: Yapay zeka destekli eğitsel analiz işlemleri esnasında öğrencinin T.C. kimlik numarası, açık ev adresi, veli iletişim bilgileri veya hassas kimlik belirteçleri yapay zeka modellerine asla aktarılmaz. Yalnızca eğitsel hedef, seans ilerleme yüzdesi ve öğrenme evresi gibi pedagojik parametreler şifreli güvenli bağlantılar üzerinden analiz edilir. İletilen veriler yapay zeka modelinin genel eğitimi amacıyla kaydedilmez veya üçüncü taraflarla paylaşılmaz.

Erişim Kısıtlaması ve Güvenlik Denetimi: Sistemde rol bazlı yetkilendirme modeli uygulanır. Her kullanıcı yalnızca yetkili olduğu öğrenci ve kurum verilerine erişebilir. Hassas verilere yönelik tüm işlemler güvenli denetim günlükleriyle kayıt altına alınır.

Oturum ve Hesap Koruması: Şüpheli ve tanınmayan cihazlardan yapılan giriş denemelerinde İki Adımlı Doğrulama (2FA) uygulanır. Parolalar hiçbir zaman açık metin olarak saklanmaz.

Kişisel verileriniz hiçbir koşulda üçüncü şahıslara satılmaz, pazarlama amacıyla kiralanmaz veya izinsiz paylaşılmaz.

Verileriniz yalnızca aşağıdaki zorunlu hallerde yetkili taraflara aktarılabilir:

- Yasal Zorunluluklar: Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Milli Eğitim Bakanlığı, adli ve idari merciler) ile mevzuatın zorunlu kıldığı sınırlar dahilinde.

- Teknik Altyapı Desteği: Platformun kesintisiz hizmet verebilmesi için zorunlu olan güvenli bulut barındırma ve bildirim altyapısı sağlayıcıları ile yalnızca hizmet ifası amacıyla sınırlı olarak.

- Evrak Doğrulama Paylaşımı: Üretilen resmi raporlar ve üzerlerindeki karekodlar, belgenin ait olduğu kullanıcı veya kurumun kendi inisiyatifiyle paylaştığı taraflarca doğrulanabilir.

Kişisel veriler, hizmetin sağlanması için gerekli olan süre boyunca ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri saklı kalmak kaydıyla muhafaza edilir.

Kullanım amacı sona erdiğinde veya kullanıcının talebi halinde kişisel veriler yasal mevzuata uygun olarak güvenli biçimde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca her kullanıcı; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını kontrol etme, hatalı verilerin düzeltilmesini ve yasal şartlar oluştuğunda verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir.

Hesabınızı dilediğiniz an web profil ayarlarından veya mobil uygulamadaki 'Hesabı Sil' seçeneği üzerinden kalıcı olarak kapatabilirsiniz. Hesap silindiğinde profiliniz ve hesabınıza bağlı kişisel veriler sistemden tamamen temizlenir.

KVKK kapsamındaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi ve sorularınızı info@specia.com.tr e-posta adresi üzerinden veri sorumlusuna iletebilirsiniz. Başvurularınız yasal süre içerisinde en kısa sürede değerlendirilerek sonuçlandırılacaktır.